La morosidad debido al retraso generalizado en el pago de las facturas ha venido aumentando progresivamente desde el comienzo de la crisis económica, afectando gravemente a muchas de nuestras empresas, principalmente por cuanto a la falta de recursos con las que afrontar, a su vez, el pago de nuestros propios suministros y deudas. La falta de pago por parte de clientes se está convirtiendo en algo habitual, un hecho negativo que sumado a la falta de ingresos generada por la crisis, vienen siendo los principales motivos de quiebra empresarial en los últimos años. Estos dos factores están afectando por tanto de manera extraordinaria a una gran mayoría de empresas que vienen acumulando pasivos. Pero lo más sangrante es que muchas de ellas han optado por no gestionar siquiera la reclamación de las deudas, hasta el momento en que incluso un gran número de empresas deficitarias se han visto incluso obligadas a cerrar debido a la falta de liquidez.
Además de lo anterior, la nueva reforma del régimen de prescripción contenida en nuestro Código civil por parte de la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, ha venido a rebajar de quince a cinco años las acciones personales que no tengan plazo especial de prescripción, por lo que hay que prestar especial diligencia al cobro de la deudas comerciales contra morosos para que ese nuevo plazo de la acción no prescriba.
A continuación os dejamos las pautas que todo profesional o empresa debe seguir ante un cliente moroso:
1.- Confirmación de la deuda: Análisis de la facturación.- Lo primero que debemos realizar es confirmar si efectivamente la deuda existe. Parece evidente, pero a veces se cometen errores en la contabilidad que nos hace creer en la existencia de un saldo equivocado. Por ello es necesario revisar la facturación para ver si todos los datos son correctos y si efectivamente en el saldo contable aparece como impagada. También se procede al análisis del documento justificativo de la deuda; será necesario verificar que en el documento justificativo de la deuda se remitió al deudor y que aparece el importe, fecha de la factura, plazo de vencimiento y forma de pago.
2.- Seguimiento de la deuda: La reclamación amistosa.- La primera comunicación con el cliente puede ser telefónica, para conocer el motivo del retraso en el pago, si ha recibido correctamente la factura, y para intentar acordar un plazo de pago o incluso un aplazamiento de la deuda. Si acordamos un plazo de pago y este se incumple, podemos volver a intentar una segunda llamada telefónica en la que también informaríamos del envío de una reclamación escrita de la deuda, lo cual deberá realizarse para evitar nuevas dilaciones. El plazo máximo de impago no debe ser superior a seis meses, período en el que si no se ha efectuado el pago voluntario lo más probable es que las causas económicas del impago vayan a más y finalmente sea imposible el embargo y la realización de bienes y derechos de la empresa, la negociación con el moroso o el cobro fuera de un procedimiento concursal.
3.- Reclamación formal o pre-judicial: La comunicación escrita.- El requerimiento por escrito de una deuda deberá efectuarse mediante entrega en mano, contra firma del receptor, mediante la remisión de correos electrónicos certificados por terceros de buena fe, burofax, o en casos de mayor importancia económica, incluso mediante acta notarial. El requerimiento deberá contener algunas cuestiones básicas que le permitirán ser utilizado posteriormente en una reclamación judicial, especialmente para fundamentar una posible petición de condena, además del principal, de las costas judiciales:
a) Revisión de los conceptos de la factura: Será necesario verificar que en el documento justificativo de la deuda se remitió al deudor y que aparece el importe, fecha de la factura, plazo de vencimiento y forma de pago. Se trata de identificar el los elementos de la factura o, por ejemplo, si la deuda deriva de un contrato de arrendamiento, los meses de renta que se deben así como todos los conceptos que conformen la deuda (gastos de comunidad, suministros etc.). En todos los casos, es aconsejable adjuntar copia de las facturas pendientes de pago junto con extracto del libro mayor.
b) Plazo para el pago: En el requerimiento de pago debe constar claramente el plazo para abonar la deuda. Por ejemplo: “en el plazo máximo de cinco días naturales a contar desde la recepción de la presente comunicación”.
c) Forma de pago: En la comunicación escrita se debe especificar claramente la forma de pago de la deuda que conste en el contrato o en la factura y, si es posible, facilitar otras: transferencia, ingreso, pagaré, cheque,… indicando en su caso el número de cuenta bancaria donde debe efectuarse el pago
d) Advertir de la interposición de
acciones judiciales: Para que el requerimiento resulte convincente es indispensable que se comunique al deudor que si no paga en el plazo establecido en la comunicación se iniciarán acciones judiciales para obtener el cobro de la deuda. En este sentido si el requerimiento es remitido directamente por un Letrado será mucho más persuasivo, ya que dotará a la comunicación de mayor empaque y capacidad de intimidación.
4.- Estudio de una posible reclamación judicial: En el caso en que el deudor no abone la deuda en el plazo que le hemos indicado en la comunicación escrita, podremos plantearnos el inicio de una reclamación judicial de la deuda. Antes de presentar la demanda será necesario obtener asesoramiento de un abogado y tener en cuenta una serie de cuestiones.
a) Estudio de los costes y la oportunidad de demandar: Analizar la cuantía de la deuda y si va a merecer la pena por cuestión de rentabilidad la interposición de una demanda. Ante cualquier reclamación judicial es conveniente pedir un presupuesto a abogado y procurador, costes del poder, desplazamientos, etcétera, tanto por cuanto al estudio del caso como, si existe viabilidad, por la interposición de demanda. Si se trata de deudas de importes pequeños a veces no compensará siquiera reclamarlas; en este sentido las deudas menores a 2.000 euros por cuestión de economía procesal no requieren postulación (no tienen la obligación de intervenir abogado ni procurador en la reclamación, aunque sí es muy recomendable), si bien las costas en la mayoría de ocasiones no serán condenadas.
b) Estudio de la solvencia del deudor: Esto se puede llevar a cabo mediante la solicitud de informes de empresa y a través de notas simples de los Registros mercantiles y de la propiedad. De esta forma podremos conocer si existen posibilidades de cobrar la deuda en el caso en que la reclamemos judicialmente bien a la empresa o bien subsidiariamente a sus Administradores. El abogado también deberá llevarlo a cabo dentro del estudio del caso concreto si no lo ha hecho anteriormente la empresa acreedora.
c) Estudio de la viabilidad y del caso concreto. Es aconsejable solicitar al abogado que se encargue de reclamar judicialmente que, antes de la interposición de la demanda estudie el caso y nos comente las posibilidades de éxito y el tiempo que puede durar el procedimiento, para tomar decisiones en cuanto a la interposición de definitiva de la demanda, la posibilidad de ofrecer acuerdos al deudor, etcétera.
Si tiene deudas pendientes de pago nuestra recomendación es que siga todos los pasos de este artículo y contacte con uno de nuestros profesionales para que le presupueste y asesores en cada caso concreto. Cada vez existen más empresas que no están dispuestas a perder dinero por causa de la morosidad y plantearemos diversas soluciones como negociar con los morosos, presentar demandas de procedimientos especiales que abaratarán costes, e incluso el pago de honorarios mediante porcentaje de recuperación o cuota-litis. Además recuerde que para reclamar la devolución del IVA soportado debe reclamar judicialmente el pago de las deudas pendientes. Tenemos gran experiencia en la recuperación de deudas, apoyándonos en la ley y también la jurisprudencia, por lo que prácticamente en el cien por cien de las demandas interpuestas los tribunales nos han dado la razón.
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